入社手続きは何をする？社会保険は？必要書類とともに解説！

転職8 months ago

内定をもらったらすぐ行うべき入社手続き
入社時の手続きに必要な書類とは？
社会保険の入社手続き
入社前日までに準備しておくこと
入社手続きの準備は事前に進めておこう

「転職が決まったけど、何を準備すればよいかわからない」
「入社時に求められる提出物はなにがあるの？」
と考える方も多いでしょう。入社時に行う手続きについて入社前に確認しておくと、あわてることなくスムーズに仕事を始められます。
本記事では、転職が決まった医療・介護の職場で働く方へ、入社時の手続きについて解説します。
入社前からできる準備についても説明していますので、ぜひ記事を参考にしてください。

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内定をもらったらすぐ行うべき入社手続き

転職活動で最終選考を受けると、その翌日からおよそ2週間後までに、電話かメールで内定通知があります。
内定通知を受けたら、勤務条件の確認を行いましょう。勤務条件は「労働条件通知書」に記載されており、メールか郵送で送られてくるのが一般的です。給与形態や手当、勤務地、有休などをはじめ、働く際のさまざまな条件が書かれているのですべて確認しましょう。問題がなければ就職先に内定承諾の連絡を電話かメールで行います。内定通知をもらってから1週間以内に内定承諾の返事をするようにしましょう。内定を辞退する場合、保留にする場合も同様です。

内定承諾後は就職先から、入社手続きに必要な書類が送られてきます。署名・押印で記載完了できる書類は早めに対応しましょう。自分自身で用意しなければならない書類について説明されていることもあるため、入社時の手続きまでに不備のないよう準備が必要です。

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入社時の手続きに必要な書類とは？

入社手続きに必要な書類は、実際にどのようなものがあるのでしょうか。提出必須な書類と、提出するケースが多い書類に分けて解説します。

必ず提出を求められる書類一覧表

書類名	詳細
雇用保険被保険者証	(過去に雇用保険加入履歴のある人のみ) 入社時に提出し、会社が保管する。コピーを提出するか、雇用保険被保険者証に記載されている「雇用保険被保険者証番号」を書類に記載することもある
基礎年金番号	年金手帳か基礎年金番号通知書に記載してある。番号を書類に記載するよう求められることが多い
給与振込先の口座情報	通帳のコピーを提出するか、口座情報を規定の書類に記載するよう求められる。
源泉徴収票	(中途採用などで前職がある場合) 前の職場から交付される書類なので、手元にない場合は前の職場へ確認が必要
マイナンバー	個人情報カード、個人番号通知カード、住民票の写しに記載されている番号。個人情報カードにはカード裏面にマイナンバーが記載されているので、コピーを提出する際は裏表両面のコピーをとること
給与所得者の扶養控除等(異動)申告書	社会保険や各種手当の計算を行うのに必要
健康保険被扶養者(異動)届・国民年金第3号被保険者資格取得等届	(扶養家族がいる場合) 配偶者や子どもを扶養に入れる場合は必要
雇用契約書・個人情報保護法に基づく誓約書	2通同じものに署名・押印し、片方を雇用主、もう片方を労働者側の控えとして保管する
健康診断書	入社前に健康診断を受けて診断書を提出するよう求められる場合と、入社後に健康診断を受ける場合がある。転職先の独自の診断書を用いて医師に記載してもらう場合もあるため、確認が必要
通勤手当・住宅手当支給申請書	それぞれ通勤手段や家賃など、必要事項を記入する

入社時に提出を求められることの多い書類一覧表

書類名	詳細
住民票	どの情報を記載した住民票を提出しなければいけないのか要確認(本籍地、マイナンバー、同居する家族の情報など)
身分証明書	運転免許証などのコピーを提出するよう求められることもある
資格免許証、合格証明書類	資格取得者に限る募集の場合は、資格免許証や合格証書の提示が必要になる。コピーまたは原本提出の場合もある
卒業証書・卒業証明書	最終学歴のもの。卒業証明書は出身学校に問い合わせて発行してもらわなければいけないため、早めの準備が必要

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社会保険の入社手続き

転職することで、健康保険が変更になる方もいるでしょう。転職先の社会保険に加入するにあたって、どのような入社手続きを踏むのでしょうか。

退職日と入社日の間が空かない方

退職するときは、健康保険証を前の職場へ返却します。返却は、人事か総務の担当者へ直接持っていくことが多いです。被扶養者がいる場合は、被扶養者の保険証も一緒に返却が必要ですので忘れずに用意しましょう。その後、退職日と入社日の間が空かない方は、転職先で社会保険の手続きまで行ってもらえます。

退職日と入社日の間に空白期間がある方

退職日と入社日に間が空く方は、次の健康保険について自分で加入手続きが必要です。健康保険は、国民健康保険か任意継続保険のどちらかに加入することになります。

国民健康保険の加入・脱退手続きは、市区町村の役場で行えます。就職先の健康保険証被保険者証が手に入ったら、国民健康保険の脱退手続きも忘れず行いましょう。

任意継続保険とは、退職した会社の社会保険に継続して加入する制度です。被扶養者が多い場合、国民健康保険より保険料が安くなることがあります。退職後2か月以上継続しなければならない、一定の期間は国民健康保険に切り替えられない・扶養に入れないなどの規則がありますので、加入しても問題ないか条件を確認しましょう。

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入社前日までに準備しておくこと

入社前日までに準備しておくことをまとめています。入社当日にあわてないよう、漏れがないように確認しておきましょう。

入社時に必要な物品

入社時に必要なものは、自分で用意するものと、職場で用意してもらえるものに大きく分かれます。

自分で用意するもの

筆記用具とメモは入社日から携帯しておくと、さっとメモが取れて安心です。入社手続きで使用することが多い印鑑も用意しておくとよいでしょう。
そのほか、看護職の場合は聴診器やペンライトなど、介護職の場合はタオルや着替えなど、職場から自身で用意するように指示されているものがあれば準備しましょう。

職場で用意するか確認が必要なもの

業務で用いる制服やエプロン、靴などは職場で用意される場合と、個人で購入する場合とに分かれます。
職場で用意される場合は、サイズなどを聞かれるので確認しておきましょう。内定承諾時に送られてくる書類の中に、注文票が入っていることもあります。
個人で購入する場合は、色や種類の指定がないか注意しましょう。

通勤手段と時間の確認

職場までの通勤手段と通勤時間も確認しておきましょう。
通勤手段ごとの確認点は以下のとおりです。

通勤手段	確認点
徒歩自転車	・通勤時間帯に職場まで行って、通勤時間を確認する
車バイク	・通勤時間帯に職場まで車で行って、通勤時間を確認してみる・通勤手当を申請する時に、自宅から職場までの距離を申告しなければならないので要確認
公共交通機関	・通勤時間帯に職場まで公共交通機関で行って、通勤時間を確認してみる・定期券は入社後に購入するよう指定される場合もあるので、入社前に購入したい時は事前に確認する・通勤手当を申請する時に、公共交通機関の利用前後に徒歩・自転車でかかる時間、距離を申告する場合があるので確認しておく・遅延、運休があった場合の代替ルートを検討しておく

入社当日の自己紹介の内容

入社時に必ず行われることといえば、挨拶です。氏名のみを言って簡単に挨拶する場合もあれば、「軽く自己紹介をお願いします」と求められることもあります。
緊張してうまく話せないことも考えられますので、何を話すか事前に整理しておきましょう。氏名以外で自己紹介に使える項目は以下のとおりです。

前職の仕事内容
今回の職種の経験状況
仕事に対する抱負　など

少しくだけた雰囲気の中で自己紹介をする場合は、上記のほかに趣味や出身地などを話してもよいでしょう。
「緊張すると逆に話し過ぎてしまう」という方もいますが、話し過ぎは相手にダラダラとした印象を与えてしまいます。自己紹介は短く、端的に話せるように考えましょう。

身だしなみのチェック

入社時の身だしなみは非常に重要です。身だしなみが整っていると、職場の方や利用者にも好印象を与えられます。第一印象で失敗しないよう、気を付けるポイントを抑えておきましょう。

チェック箇所	気を付けるポイント
髪	・髪色は職場の規定に従って調整する(一般的な企業や病院では、日本ヘアカラー協会が定めるレベルスケールの7番よりも明るくない色が目安) ・髪が肩につく場合、当日は一つに束ねるか、男性は短く切る
服装	・派手な色、露出が多い服は避け、カジュアル過ぎない服装を用意する（職場によってはスーツやジャケットを着用する）・仕事着は職場の指示に応じて用意する・しわが目立つ場合はアイロンを掛けておく・柔軟剤は控え目にする・仕事着になったときに下着が透けないインナーを用意する
履き物	・コツコツとヒールが大きく鳴る靴はさける・仕事中に履く靴は職場の指示に応じて用意する (病院勤務の場合、万が一注射針を落とした場合などに備えて、つま先や足の甲が覆われている靴を履くなどの決まりがあるため、確認する）
その他	・爪は短く切って整え、ネイルカラーは落とす