面接辞退のメール・電話例文！断るときのマナーとともに紹介

転職活動を進めるなかで考えや状況が変わり、面接の辞退を検討することもあるでしょう。
安易に面接をキャンセルすれば、応募先の企業に迷惑をかけることになるため、辞退をする場合はよく検討したうえで、マナーのある対応をすることが大切です。

この記事では、面接を辞退するときに守るべきマナーや、先方に伝える際の例文を紹介します。メールと電話のどちらで断るのが良いかについても解説するので、チェックしてください。

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面接は辞退できる？

転職活動において企業研究を進めるなかで、応募した企業が「自分には向いてない」と考えることもあるでしょう。別で選考が進んでいた企業から内定をもらい、転職を決めることもあります。そうした場合、選考途中の企業との面接を辞退することはできるのでしょうか。

結論から述べると、面接は辞退できます。ただし、無断で面接を欠席するのはNGです。準備を進めている採用担当者に迷惑をかけることになります。
また、面接の直前に断るのはできるだけ避けるべきです。意識すべきマナーや注意点は複数あるので、次項で詳しく見ていきましょう。

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面接を辞退する際のマナー

面接を辞退する際は、社会人としてのマナーや配慮を忘れないことが大切です。企業は多くのコストをかけて採用活動を行っているため、応募者が面接を辞退すれば、それまでにかけた時間や人件費は無駄になってしまいます。
また、採用担当者は「この応募者なら自社で活躍してくれそうだ」という期待を持って、面接の予定を組んでくれているため、相手の期待を裏切ることにもなってしまうでしょう。そこで、面接を辞退する際は以下の点を守るようにしましょう。

連絡なしで面接を辞退するのは絶対にNG

無断キャンセルは絶対にやってはいけないことです。旅館やホテル、レストランの予約でキャンセル料が発生することを考えるとイメージしやすいかもしれません。
企業も会場を準備したり、業務で忙しいスタッフを面接官として手配したりして、多くのコストをかけて面接の場を設定します。そうした中で無断キャンセルすれば、採用側に損失を与えることにもなるでしょう。

また、世間は狭いものです。医療業界や介護業界など、同じ業界内の他社で働くことになった場合、将来、面接をキャンセルした企業との取り引きや業務上の繋がりが生まれるかもしれません。面接を放棄したことで先方が悪い印象を持っていれば、仕事がやりにくくなったり、取り引きがうまくいかなくなってしまったりする可能性も否定できないのです。

ある意味では社会的信用を失ってしまうことになりますので、面接を辞退する際は必ず連絡するようにしましょう。

辞退が決まったらすぐに採用担当者へ連絡をする

面接を辞退したいと決断したら、すぐに採用担当者に連絡することです。面接までにある程度スケジュールに余裕があれば、メールで連絡してもかまいませんが、あまり時間に余裕がないときは電話で辞退する旨を伝えましょう。特に前日や当日など直前の場合は、先方がメールを確認していない可能性もありますので、必ず電話で連絡しましょう。

また、採用担当者は、辞退によって空いたスケジュールに別の応募者を手配する場合もあります。辞退の連絡が早ければ、予定を調整する時間を少しでも多く取れるはずです。
辞退を考えている方は、応募者からの連絡が遅くなるほど、採用企業に迷惑をかけてしまうことを自覚しておきましょう。辞退をためらって連絡が遅くなってしまっては、結果として印象も悪くなるのです。

連絡をする時間帯には気を配る

電話をかけるときは、時間帯にも気を配りましょう。就業時間内に電話をかけることはもちろんですが、始業時間の直後や終業時間の直前などは忙しいことが予想できますので避けるべきです。昼食の時間帯も避けるのが社会人としてのマナーです。
また、メールを送る際にも、深夜や早朝は避け、営業時間内に送りましょう。

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面接をメールで辞退する場合の伝え方

面接をメールで辞退する場合は、下記のテンプレートを参照し、アレンジしてください。メールでは、辞退することに対するお詫びと、時間をもらったことに対する感謝の気持ちを簡潔に伝えましょう。
理由は詳細まで述べる必要はありません。ただし、面接官も理由は気になるものなので、相手に失礼にならない理由であれば、簡単に説明すると良いでしょう。以下で辞退の理由別に例文をご紹介します。

応募先とのミスマッチを感じて辞退する場合の例文

実際に面接を受けて詳しく話を聞いたり、現場の様子を見たりして、自分の目指す方向性と違ったというケースもあります。その際は、一身上の都合とするか、応募先に対して失礼にならない理由を添えて、辞退の旨を伝えましょう。

以下では、件名と名前以降は省略し、理由別に本文の例文を紹介します。

すでに他社から内定を得て辞退する場合の例文

すでに他社から内定を得た場合に面接辞退を伝えるメールは、下記の例文を参考にしながらご自身の状況に応じてアレンジしてみると良いでしょう。

家庭の事情で辞退する場合の例文

家庭の事情で、やむなく辞退する場合の例文を紹介します。下記を参考にアレンジしてみてください。

体調不良で辞退する場合の例文

病気や体調不良で辞退する場合のメールは、下記の例文を参考にしてください。

言いにくい事情があり辞退する場合の例文

言いにくい事情があり、面接を辞退する場合は、具体的な理由ではなく「一身上の都合」という一文を入れてお詫びの旨を伝えます。

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面接を電話で辞退する場合の伝え方

面接を電話で辞退する場合は、相手の時間を奪わないよう、簡潔にまとめて伝えましょう。

すでに他社から内定を得て辞退する場合の例文

すでに他社から内定を得た場合の、電話のやりとりを紹介します。

企業と合わないと感じて辞退する場合の例文

企業と合わないと感じて辞退する場合の電話のやりとりを例文として紹介します。

家庭の事情で辞退する場合の例文

家庭の事情で辞退する場合の電話のやりとりを例文として紹介します。

体調不良で辞退する場合の例文

自身の体調不良で電話辞退する場合の例文を紹介は下記を参考にしてください。

言いにくい事情があり辞退する場合の例文

言いにくい事情があり辞退する場合の例文を紹介します。

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面接の辞退に関するよくある質問

以下では面接の辞退に関してよくある質問と回答をご紹介します。

Q.当日に面接の辞退はできる？

できる限り面接直前の辞退は避けるべきですが、やむを得ない場合、辞退をすること自体は可能です。その場合は、電話で連絡したあと、メールで辞退の旨を伝えます。電話の場合、担当者に伝えるのがベストですが、ほかの面接などで不在の可能性もあります。その際は、電話に出た職員に伝言を頼み、メールで改めて辞退の旨とお詫びの意を伝えましょう。

Q.面接の辞退メールに返信が来たら返すべき？

面接辞退のメールに対して、企業から返信がきた場合は、辞退を了承した旨のメールであることがほとんどでしょう。その場合、基本的に返信は不要です。ただし、辞退の理由などに関して質問形式でメールが来た場合は、質問に答える形で返事を返しましょう。

Q.企業から返信がない場合はどうしたらいい？

面接辞退のメールを送っても返信がこない場合は、何らかの理由で見落としている、迷惑メールに分類されている、エラーとなっている、単に返信を忘れているなどの理由が考えられます。
日数に余裕がある場合は、再度メールをしても良いのですが、早めに確認したい場合は、電話で問い合わせても良いでしょう。

Q.企業から引き留められた場合はどうしたらいい？

転職の場合は、面接の辞退を引き留められることはよくあります。意思を変えるつもりがなければ、「ありがとうございます」「光栄です」とワンクッションを置いたうえで、明確に断りましょう。

もし先方が強く引き留めようとする場合は、「再度検討してみます」と伝えたうえで、改めて「熟慮した結果、やはり今回は辞退申し上げます」と伝えるのも一つの方法です。時間を空けることによって、決意が固いことを示せるでしょう。

Q.一度面接を断った企業に再度応募はできる？

原則としては、一度辞退すれば再応募は受け付けてもらえないと考えたほうがいいでしょう。ただし、企業によって、再応募を受け付ける企業と受け付けない企業があるようです。また、受け付けない企業においても人材が極端に不足している場合など、状況によって可能性はゼロではありません。応募職種が異なっていたら受け付けるというケースもあります。

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面接を辞退する際はマナーを守り、応募先に早めに連絡しよう

• 面接を辞退するときは必ず連絡する
• 面接の無断キャンセルはNG
• 面接辞退の連絡は採用側企業に迷惑をかけないよう、出来る限り早く行う

転職活動を行うにあたって面接辞退を避けられないこともあるものです。やむを得ない事情がある場合は、社会人としてのマナーを守って丁重にお断りしましょう。

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