「病院への電話はどの時間にかけるべきかよく分からない」という方もいるでしょう。病院への電話は、午前10～11時や午後2～4時など、繁忙時間を避けた時間帯にかけるのがポイントです。この記事では、病院へ電話をかける適切な時間帯やマナーについて解説します。病院へ電話をかけるときのポイントやよくある質問についても紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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病院へ電話をかける適切な時間とは？

病院への電話は、電話応対が可能な時間かつ、繁忙時間を避けた時間帯にかけるのがポイントです。具体的には、午前10～11時ごろや午後2～4時ごろにかけるのが良いでしょう。

病院の繁忙時間は、職場によって異なります。ただし、一般的には、朝の早い時間帯や夕方はミーティングや業務の引継ぎを行うことも多いため、その時間帯に電話をかけるのは避けるのが得策です。また、病院では職員が交代で昼休憩をとることも多いため、職員数が減る昼間の時間帯も避けて、電話をかけるのが無難でしょう。

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病院への電話のかけ方のマナー

病院へ電話をかける際には、時間以外にも注意が必要な点がいくつかあります。ここからは、病院への電話のかけ方のマナーを見ていきましょう。

電話番号や担当者名を確認してから電話をかける

病院へ電話をかけるときは、電話番号や担当者を事前に確認することが大切です。

病院によっては、患者のための予約専用電話や代表電話、求職者のための専用電話など、複数の電話窓口が設置されていることもあります。本来かけるべきではない電話番号へ電話をかけてしまうと、業務の妨げになったり、電話口の職員の手を煩わせてしまったりすることも。そのため、複数の電話窓口がある場合は特に、どの電話番号にかけるのが適切か確認しておくことがポイントです。

また、担当者名が分かっている場合は、スムーズに電話をつないでもらえるよう、初めに担当者名を伝える必要があります。担当者名は間違えないよう、事前に名前の読み方を確認しておくことも大切です。場合によっては、同じ苗字の職員が複数人在籍している場合もあるため、部署名や下の名前など、分かる情報をあらかじめ書き出しておくと良いでしょう。

自宅や静かな場所から電話をかける

病院への電話は、自宅や静かな場所からかけるのがマナーです。周囲の音が大きいと、相手に聞き取りづらいと感じさせるうえ、自身が大切な情報を聞き洩らすおそれもあります。そのため、急用時以外は、自宅などの静かで落ち着いた環境で電話をかけるのがポイントです。

要件を簡潔に伝える

病院への電話は短時間で終わるよう、要件を簡潔に伝えることもマナーの一つです。病院へ電話をかけるときはまず、自身の名前や先方の担当者名、どのような目的で電話をかけたのかを簡潔に伝えます。電話で聞きたいことがある場合は、事前にメモにまとめておき、要点のみを分かりやすく伝えられるようにしておくと良いでしょう。

また、担当者が不在や電話に出られない場合を想定し、要件と相手への対応依頼などを簡潔に伝えられるよう準備しておくことも大切です。

正しい敬語や敬称を用いる

病院への電話では、正しい敬語や敬称を用いるのも最低限のマナーです。病院への電話においては、「看護師長様」のように、役職名に「様」を付けたり、先方の病院を指す「御院」という表現が出てこなかったりということが起こりやすいでしょう。そのため、自身が間違えやすい表現は事前に把握し、通話時に使わないように注意することが大切です。

また、電話でのやりとりでは、相手の顔が見えない分、言葉遣いや電話口での対応が、相手に与える印象に影響しやすいこともあります。さらに、手紙やメールとは異なり、その場で話す内容を考えなければならないため、くだけた口語表現が出やすいことも。そのため、病院へ電話をかける機会に備えて、日頃から基本的な敬語表現を使えるようにしておくことも大切です。

メモを準備する

電話で聞いた内容は形に残らないため、相手からの情報を聞き洩らさないよう、病院へ電話をかける際は、メモを準備することもマナーの一つといえます。適宜メモをとったり、終話する前にメモを見て復唱したりすることで、正しい情報を確実に聞き取れるように工夫すると良いでしょう。

また、前述のとおり、確認漏れの防止にもつながるため、担当者に聞いておきたいこともあらかじめメモに書いておくのがおすすめです。

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病院へ電話をかけるときのポイント

ここからは、病院へ電話をかけるときのポイントを3つ紹介します。病院見学や面接の問い合わせなどで、病院へ電話する機会がある方はぜひチェックしてみてください。

病院の電話番号を登録しておく

病院へ電話をかけるときは、事前に病院の電話番号を登録しておくと、かけ間違いを防げます。その際に、電話の対応可能時間や担当者名などの補足情報もあわせて記録しておくと、電話をかける直前に確認できるでしょう。

また、病院の電話番号を登録しておくことで、病院からの電話に気づきやすくなるメリットもあります。そのため、電話でのやりとりが何度か発生する可能性がある場合は、早いうちに病院の電話番号を登録しておくと良いでしょう。

担当者の都合の良い時間帯を聞いておく

病院見学や求人応募に関するやりとりの中では、病院への連絡先を伝えられることもあります。その際に、電話対応が可能な時間帯や、都合の良い時間帯を事前に聞いておくことも大切です。場合によっては、急用で連絡することもあり得るため、担当者の都合の悪い時間帯を聞いておき、その時間を避けて電話をかけるようにするのも良いでしょう。

緊急時の連絡方法を事前に確認する

病院へ電話する際は、緊急時の連絡方法を確認しておくこともポイントです。たとえば、体調不良により、病院見学の当日にキャンセルする場合や、面接を辞退したい場合などは、可能な限り早く病院に知らせる必要があります。

このように、緊急の連絡が必要な場合は、どこに連絡をすれば良いのか、業務時間外に発覚した場合はどのように対応すれば良いのかなど、起こり得るケースを想定して、事前に対応方法を確認しておくことも大切です。

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病院へ電話をかける時間に関するよくある質問

ここまで、病院への電話のかけ方やマナーについて見てきました。ここからは、病院へ電話をかける時間に関するよくある質問を紹介します。

病院から折り返し電話が来ないときの対応方法は？

約束の日時までに病院から折り返し電話が来ないときは、こちらから病院に連絡をとってみるのがおすすめです。病院からの折り返し電話が来ない理由として、担当者が失念している場合や多忙で電話できない場合などが考えられます。

場合によっては、連絡先が誤って伝わっていることも。そのため、病院へ一度連絡をし、いつごろの連絡になるかの目安を確認してみるのも良いでしょう。

緊急時は就業時間外に電話をかけても良い？

緊急度が特に高い場合は、就業時間外であっても一度病院に電話をかけてみるのも一つの手です。相手が電話に出ない場合は、要件を留守電に残したり、就業時間の開始直後に再度電話をかけてみたりと、相手から電話をかけてもらうことがないように対応すると良いでしょう。

また、相手が電話に出た際も、本来、業務時間外の対応となるため、要件のみ簡潔に伝え、詳細は事前に送ったメールで確認してもらうなどの配慮も必要です。

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病院への電話は繁忙時間を避けてかけよう

• 病院へ電話をかける時間は、午前10～11時や午後2～4時ごろがおすすめ
• 病院への電話は、早朝や人手が少なくなる昼休憩の時間帯も避けるのがベター
• 病院へ電話をかける際は、担当者名や要件を簡潔に伝えることが大切
• 病院へ電話をかける機会が多い場合は、担当者の都合の良い時間帯を事前に聞いておこう

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