複雑な勤務シフトを作成したり、利用者さん一人ひとりの状態を記録したりと、介護現場ではケア以外の事務作業も大きな負担となっています。こうした課題の解決策として導入が進んでいるのが、日々の業務を自動化・効率化できるシステムです。事務作業が短縮できれば、利用者さんへのケアにじっくり時間を充てられる、残業時間を減らせるなど、うれしい効果が期待できます。
本記事では、そんな介護現場の業務改善を支援するシステム開発企業に注目しました。導入による改善事例も紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

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株式会社プラスワン・イノベーション

大阪市西区に本社を構える株式会社プラスワン・イノベーションは、「"ひと工夫"で、大きな価値を。」をスローガンに掲げ、システム開発やクラウドサービスの提供を行っている企業です。あらゆる現場のニーズに寄り添ったシステム開発を通じて、使いやすさと機能性を追求したソリューションを展開しています。
同社が特に力を入れているのが、介護・福祉業界へのDX支援です。介護現場の実情に寄り添い、現場のスタッフが本来のケア業務に集中できる環境づくりを技術面からサポートしています。

人員配置の最適化へ！介護業界に特化した勤怠管理クラウドサービス「LINDA」

24時間365日体制で稼働する介護現場において、適切な人員配置やシフト管理は非常に複雑な業務です。なかでも1人で4役をこなすような兼務スタッフの調整に頭を悩ませている管理者も多いことでしょう。
こうした課題を解決するために開発されたのが、介護業界に特化した勤怠管理クラウドサービス「LINDA（リンダ）」です。大阪トップランナー育成事業の認定プロジェクトとしても注目されており、現場が抱える「労務負担の軽減」と「人員配置の最適化」を実現する強力な一手となっています。

現場の課題を解消する3つの特徴

同サービスが多くの事業所で選ばれている理由。それは、介護現場特有の働き方に徹底的に寄り添った、以下3つの特徴があるからです。

• データでの一元管理
  作成した1つの職員データに、事業×職種の組み合わせで所属を登録することができます。さらに、保有資格の情報も登録可能。事業所別での管理が不要になるため、複数事業所を兼務する際の複雑な労働時間の集計も簡単です。自動集計により、大幅な業務効率化が実現できます。

• 人員配置の見える化
  兼務するスタッフのデータはシフト表画面で見える化され、所属先すべての勤務予定を1日・1ヶ月単位で確認できます。さらに、人件費を日単位で分析できる損益計算機能も搭載しており、無駄のない人員配置と経営改善を強力にバックアップします。

• 高いカスタマイズ性
  タイムカードには、オンコール当番や立替経費といったさまざまな項目を自由に追加できます。また、日勤・夜勤時の時給の自動集計にも対応。既存の運用ルールを大きく変えることなく、施設ごとの使いやすさを追求できる点が魅力です。独自の機能追加にも対応しており、高いカスタマイズ性を誇ります。

これらの特徴に加えて、スマートフォンやタブレットでの打刻やシフト共有といった機能も充実。申請・承認フローもシステム上で完結するため、ペーパーレスでスマートな運用が可能です。

導入事例

実際に導入した企業では、人事労務にかかる工数を約50％削減することに成功。残業代の抑制にもつながり、大幅なコストダウンを実現した事例もありました。現場の管理者からは「事務作業の手間が劇的に減った」と喜びの声が寄せられています。

事務負担を最小限に抑えることは、経営の健全化とケア品質の向上に直結します。スタッフが本来の介護業務に専念できる環境を作ることで、現場力は飛躍的に高まるでしょう。

■詳細情報
株式会社プラスワン・イノベーション
LINDA

ニップクケアサービス株式会社

ニップクケアサービス株式会社は、介護報酬請求ソフト「楽すけ」、障害者総合支援ソフト「楽すけ」の開発・販売を手掛ける企業です。
全国の医療機関や社会福祉施設などに多くの卒業生を輩出する「敬心学園グループ」に属している同社。教育から実践まで多様な現場で培ってきたノウハウやネットワークを活かし、医療・介護福祉の分野で活躍する人々の業務負担を軽減するソフトウェアを開発しています。

どこでも簡単に記録できる「楽すけデイ＆施設記録帳」

楽すけデイ＆施設記録帳は、デイサービスやグループホーム、有料老人ホームなどでの利用を想定して開発された介護記録システムです。記録にはiOS用タブレット端末を使用。時間や場所を選ばず、直感的な操作で簡単に入力できるため、記録時間を大幅に短縮できます。
特筆すべきポイントは、一度の入力で複数の帳票に自動反映できること。転記作業の手間がなくなり、作業効率の大幅アップに貢献します。さらに、紙ベースでの帳票出力に対応。ご家族への連絡帳や経過記録など、必要な帳票を簡単操作でプリントアウトできる点も魅力です。

その他の主な特徴は、以下の通りです。

• 利用者さんごとに個別の注意事項を設定可能
• 入力時や閲覧時に探しやすいグルーピング機能搭載
• 請求ソフト「楽すけ」との連携で重複入力が不要
• 同じ内容を複数の利用者さんに登録できる一括登録機能
• よく使うフレーズをテンプレート登録して作業効率アップ
• 音声認識による文章入力に対応
• 申し送り事項の既読確認で伝達漏れを防止
• 小規模の介護施設でも導入しやすい価格設定

介護の現場で活躍する方の中には、パソコンに不慣れな方もいらっしゃるでしょう。そのような方々にとって、既存の業務をこなしながら1〜2カ月で新たなシステムの操作を覚えるのは、とても大変なことです。
「実際に触れてみて、納得してから使っていただきたい」という思いから、同社では無料体験期間を最大6カ月間に設定しています。

導入事例とお客様の声

とあるデイサービスセンターでは、2022年11月に同サービスを導入しました。
導入前は、利用者さんに関するあらゆる記録を手書きしていただけでなく、利用者さんのカルテやご家族との連絡帳、申し送り簿などにすべて手書きで転記していたといいます。多いときは、同じ内容を3回以上転記することも。転記の際にミスや漏れなどが発生したり、転記作業に人員を割かれることもあったそうです。
同サービスの導入後、記録業務の時間がこれまでの半分に短縮。「手書きの頃よりも修正作業が楽になり、情報の管理・更新もしやすくなったため、記録にかかる負担が減った」と話しています。

「新しいシステムを導入するのは良いとして、スタッフがシステムに慣れるか心配」と考える方も多いのではないでしょうか。
介護の現場は多様な年齢層のスタッフが活躍しており、スタッフのなかにはパソコンやタブレット端末の使用に抵抗を感じる方もいらっしゃるかもしれません。

こちらの施設でも、当初導入を検討していることをスタッフに伝えたとき「本当にやり方を変更する必要があるのか？」といった声が聞かれました。
そこで同施設では、システムを導入する趣旨をスタッフに丁寧に説明。さらに、スタッフがタブレット端末の操作に慣れられるよう、休憩室にiOS用タブレット端末を2台置き、自由に使ってもらう取り組みを実施しました。
その後、従来の手書きでの記録と並行して、同システムの運用を開始。最初は数字の入力・チェックからはじめていき、徐々に文章の入力やバイタルの記録、申し送り事項の入力と、手書きからシステムへの直接入力にシフトチェンジしていったそうです。

ほかの介護施設からも、「残業が減ってスタッフの笑顔が増えた」「以前と比べて1日30分ほど作業時間が削減された」といった声が寄せられているという同システム。詳しく知りたい方は、ぜひニップクケアサービス株式会社のWebサイトを訪れてみてはいかがでしょうか。

■詳細情報
ニップクケアサービス株式会社
楽すけデイ＆施設記録帳

パラマウントベッド株式会社

パラマウントベッド株式会社は、1947年に創業し、病院用ベッドの専業メーカーとしてスタート。高齢化の進展に伴い、高齢者施設や在宅介護分野へと事業領域を拡大しています。
2030年に向けたビジョン「医療・介護から健康まで、すべての人に笑顔を」を掲げ、あらゆる人の健康的な日々とよりよい人生を支えるため、現在はITやデジタル技術を活用した製品・サービス、メンテナンス事業、福祉用具のレンタル卸事業、一般消費者向けのスリープテック関連企業など、国内外においてヘルスケア分野を中心にビジネスを拡大させています。
同社は今後もブランドメッセージ「WELL-BEING for all beings」のもと、「ご利用者様と介護従事者のwell-being向上」を目指しています。

排泄ケアを支援するトイレの排泄自動記録システム「トイレDIARY」

トイレの排泄自動記録システム「トイレDIARY」は、利用者さんのプライバシー確保と介護士の排泄記録業務の負担を軽減できるシステムです。

排泄介助はとてもデリケートな行為のため、利用者さんの自尊心を傷つけないよう注意する必要があります。さらに介護士側も、トイレへの同室や待機が必要だったり、排泄内容の聞き取り・記録に時間を要したりと、業務負担・精神的負担を感じる方も多いのではないでしょうか。

同システムは、そんな排泄介助の悩みを解決したい介護士におすすめです。
トイレに設置したセンサが、利用者さんのトイレ入室から退室までの6つの動作を検知し、アプリに通知します。経過時間と状態がタイムリーに通知されるほか、利用者さんがトイレに長時間座ったまま動きがない場合にはアラート通知が届くため、利用者さんの自尊心を守りながら安全にトイレの見守りが可能です。
さらに、同システムには排泄を自動で検知・記録してくれる機能も備わっています。尿は5段階の時間と色、便は5段階の量と、国際標準の7段階の便性状と、色で記録されます。そのため、排泄物の確認や聞き取りなどの工程を減らせるため、利用者さんが羞恥心を感じずに済むだけでなく、介護士の業務負担軽減にも役立つでしょう。

個室トイレへの設置時は大掛かりな工事や作業は不要。排泄検知センサと制御ボックスは、誰でも簡単に取り付けが可能です。スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末とWi-Fi回線があれば、すぐに同システムを導入できます。

導入事例

とある特別養護老人ホームでは、排泄介助について以下の問題を抱えていました。

• 介護士によって排泄の観察ポイントにムラがある
• 利用者さんによって排泄結果の確認ができないことがある
• 利用者さんの中には、排泄状況の把握行為による心理的負担を感じている方もいる

同施設では「排泄の観察ポイント」について、記号化することで簡単かつ正確に記入できるよう工夫していました。しかし、排泄確認は視覚での判断が伴うため、確認者の主観が入ってしまい、判断が難しいことも多かったそうです。
また、自立歩行ができる利用者さんの排泄記録をどうするかについても悩んでいたとのこと。介護士が他の利用者さんを介助している間に自分でトイレに行ってしまい、排泄状況が把握しづらいこともあったそうです。排泄状況を聞こうにも「排泄内容を話すのが恥ずかしい」という利用者さんもいるため、「利用者さんの気持ちに配慮しながら、いかに排泄情報を把握できるようにするかが大きな課題だった」といいます。

同システムを導入後、正確かつ確実に排泄情報を把握できるようになったとのこと。運用を開始してみると、排泄の回数や色、性状などの精度はこれまでとほぼ変わらず、合致率も非常に高かったそうです。また、今まで把握できなかった着座時間なども確認できるようになり、以前よりも見守りの質がより高くなったといいます。
とくに、排泄情報を聞かなくても記録が付けられる点に関して「今まで以上に利用者さんの気持ちに配慮した対応ができるようになった」「利用者さんに聞かなくても排泄状況が確認できるため、気持ちが楽になった」という声が聞かれ、導入を決定した事務長さんは「同システムを導入して良かったと思う」と話しています。

利用者さんも介護士も安心・納得できる排泄記録の方法をお探しの方、ぜひ画期的な機能が搭載された同システムにご注目ください。

■詳細情報
パラマウントベッド株式会社
トイレの排泄自動記録システム「トイレDIARY」

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