お礼状の書き方を知りたい方へ。例文やポイントを説明します！

メールやチャットツールでのやりとりが基本となっている現在、手書きでお礼状を書く機会は少ないでしょう。しかし、手書きのお礼状は、相手との良好な関係を築くための効果的なツールになることもあります。

ここでは、お礼状の書き方の基本や書くタイミング、退職時のお礼状について説明します。
円満な人間関係を維持するために、お礼状の知識を深めてみましょう。

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お礼状とは

お礼状とは、お世話になった方々に対して感謝の意を伝えるために送る手紙のことです。

ビジネスや仕事の場面では、自分が退職するときに職場の方々に送ったり、お世話になった方の退職時に送ったりすることがあります。また、日頃からお世話になっている取引先に送ることもあるでしょう。

プライベートでは、結婚祝いや出産祝いをくれた相手、結婚式で挨拶や余興をしてくれた人、お歳暮やお中元を送ってくれた人などに書くこともあります。

退職時のお礼状の書き方例文

退職時のお礼状の例文は、下記の通りです。

拝啓　時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

このたびは、○○（職場の名前）を退職させていただくことになりました。
在職中は、公私にわたり格別のご厚情を賜り、心より感謝いたしております。
今後は、皆さまより賜りました多くの教えとご恩を胸に、さらなる飛躍を目指してまいります。
今後とも変わらぬご厚誼を賜りますようお願い申し上げます。
末筆ではございますが皆さまのご健康とご多幸をお祈り申し上げ、略儀ながら書中をもちましてお礼申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
令和○年○月○日

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お礼状を書くときの基本

では実際にお礼状を書く場合はどのようなことに注意すべきか、送るタイミングや送る相手との関係性などについて説明します。

早いタイミングで送る

お礼を伝えるものなので、できる限り早いタイミングで送るようにしましょう。
明確に何日以内に書かなければならないといったルールはありませんが、お歳暮やお中元はいただいてから3日以内に書くことが理想的です。

日数が空いてしまった場合は「早急にお礼を申し上げるべきところ、お礼が遅くなってしまったこと心よりお詫び申し上げます。」など、お礼状でお詫びの一文を添えるとよいでしょう。

送り先との関係によって便箋などを選ぶ

親しい間柄かどうか、目上の方かどうかなどで選ぶべき便箋は異なりますが、白で無地のものを選ぶと大きな間違いはないでしょう。

はがきをお礼状として使用する場合もありますが、こちらは親しい間柄の方向けとなります。その場合でも、略式を詫びるために「はがきにて失礼いたします」などの一文は添えたほうがよいでしょう。

退職のときであれば、目上の方にははがきだと失礼になってしまうため便箋を選ぶとよいです。

可能なら手書きで丁寧に

ビジネスシーンであればパソコンで作成したものでもよいですが、より感謝の気持ちを伝えたい場合や人としての温かみを込めたいときなどは、できるだけ手書きでの作成をおすすめします。

筆記用具は万年筆が理想的ですが、黒のボールペンでも問題ありません。

構成や挨拶の言葉を理解しておく

お礼状を書く際の基本的な構成は、下記のとおりです。

1.頭語
2.前文
3.主文
4.末文
5.結語

頭語とは拝啓や拝呈などのことであり、単語によって対応する結語があります。頭語のなかには親しい間柄で使われる前略などもあるため、使い方に注意が必要です。

前文は不要なケースもありますが、目上の方に宛てて送る場合や、前文を添えられた手紙に返事をする場合は書きましょう。
また、季節によって適切な時候の挨拶を選ぶことも大切です。

主文では、「さて」や「このたびは」などの起語から始めて本題を書きます。できるだけ簡潔に記載しましょう。

末文では用件をまとめたり、返信のお願いをしたり、相手の健康を気遣う言葉や繁栄を願う言葉で結びの挨拶をします。
最後は頭語と対応する結語で締めくくります。

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ビジネスシーンにおけるお礼状の書き方

この項では、ビジネスシーンでお礼状を書くときのポイントを紹介します。OB・OG宛て、お世話になっているお客さま宛てなど、シーン別に解説するので見ていきましょう。

就職活動でお世話になったOB・OGへのお礼状

就職活動において、貴重な勤務時間を割いて訪問に応じてくれた先輩に対してお礼状を書くことがあります。

訪問した当日～翌日のうちなど、できるだけ早くお礼状の準備をしましょう。
目上の人にあたりますので、便箋などは白の無地で黒のボールペンや万年筆で作成します。
もし書き損じてしまった場合は修正液を使わず、少し手間がかかっても新しく書き直すことが大切です。

日頃お世話になっているお客さまへのお礼状

日頃からお世話になっているお客さまに対してお礼状を書くこともあります。自社製品を買ってもらったときや、自分が退職や異動などで担当が変わるときなどが該当します。

ビジネスシーンなので、お礼状の書き方は縦書きが基本です。製品やサービスの購入に対するお礼の文章に、気づきや質問などがあればいつでも相談してほしいという旨を添えても良いでしょう。

退職や異動の際は後任にあたる社員の紹介を記載することもあります。

贈り物をいただいたときのお礼状

お中元は半年間の感謝を、お歳暮は一年間の感謝と来年に向けた挨拶の気持ちを込めて渡されるものです。

お中元やお歳暮をもらった際のお礼状は不要といわれていることもありますが、お礼の気持ちを綴ることで、丁寧さや礼儀正しさが相手に伝わるでしょう。

親戚や友人など親しい間柄であればメールやはがきでも問題ないとされています。

職場の人へのお礼状

自身が退職するときは、これまでお世話になった方に対してお礼状で感謝の気持ちを伝えましょう。最近では電子的なやりとりが一般的になっている分、手書きだと相手に喜ばれやすいものです。

また、長い間同じプロジェクトでお世話になった方が退職するときなどもお礼状を書くタイミングの一つです。
どのような場面でどう助けられたのか、どのように感謝しているのか、自分の言葉でかしこまりすぎずに伝えると、相手に気持ちが伝わるでしょう。

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退職するときのお礼状の書き方

ここでは転職などにより自身が退職するときのお礼状についてさらに詳しく説明します。メールか手紙どちらがよいのか、お礼状だけでよいのか、社外でお世話になった人にも書くべきかなど、迷ったときの参考にしてください。

職場の慣習に合わせて手紙かメールか決める

退職の挨拶はメールで済ませることが多いのも事実です。
必ずしもお礼状を書かなければならないということはありませんので、職場の慣習に応じて判断しましょう。

書いてはいけないものでもありませんので、短い挨拶などで感謝の気持ちを伝えきれないと感じる場合や、メールだと簡素でしっくりこない場合などはお礼状を書いてみるとよいでしょう。

菓子折りにお礼状を添えることがある

お礼状というほどフォーマルな形式でなくても、退職時の菓子折りに感謝の手紙などを添える場合もあります。
不在の人に向けて手紙を残したり、お世話になった人一人ひとりに手渡したりすると、気持ちが伝わりやすいでしょう。

場合によっては社外宛てに書くことも

社外にお礼状を書くことは少ないものです。しかし、より丁寧に対応したい企業や、パソコンを使う文化があまりない取引先などに対しては、お礼状を直筆で書くことで良好な関係の維持が期待できるでしょう。

この場合、主文ではこれまでの感謝を簡潔に伝え、今後はどのように業務を進めるか、後任の紹介などをします。

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お礼状の書き方に関するまとめ

お礼状の書き方について、基本のルールや書くタイミング、退職時のことについて説明しました。

• 適切な構成や挨拶文の書き方を理解して早いタイミングで送る
• ビジネスではお世話になった人やお客さまに向けて書くことがある
• 退職するときは職場の慣習に合わせて書き方を選ぶ

お世話になった方々に正しく感謝を伝えるために、このページの情報が役に立てば幸いです。

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