「病院見学を申し込みたいけれどメールの書き方が分からない…」という方もいるでしょう。病院見学のメールは、挨拶・自己紹介・本文・締めの挨拶という構成で作成します。この記事では、病院見学をメールで申し込むときの構成や書き方、例文を紹介しています。病院から見学OK・NGと返信が来たときのケース別の返信例や、病院から返信が来ないときの対処法についても触れていますので、ぜひ最後までご覧ください。

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病院見学のメールの構成・書き方

病院見学をメールで依頼する際、依頼時だけでなく先方からの返事に対する返信や、見学後のお礼などで数回メールをやり取りすることになります。メールの構成や書き方を身に付けて、失礼のないようにやり取りしましょう。

まず、メールの構成や病院見学の依頼を送るときの書き方を紹介します。

件名

メールの件名は、分かりやすく、短いものを考えましょう。件名の例は以下のとおりです。

• ××病院見学のお願い（学校名・名前）
• 【ご依頼】内科病棟見学のお願い

「見学のお願い」だけでなく、学校名や自分の名前を入れると分かりやすくなります。依頼のメールであることを、墨付きカッコで強調させるのも良いでしょう。また、先方の法人が複数の病院を持っている場合、病院名を件名に入れるようにすると、メールを仕分ける担当者が分かりやすくなります。

宛名

メール本文の冒頭には、先方の法人名と施設名・部署名・担当者名を入れます。下記に宛名の例文を掲載していますが、実際のメール内では例文内のスラッシュ箇所でそれぞれ改行してください。

• 医療法人〇〇会／××総合病院／総務部 △△ △△様
• 独立行政法人 〇〇市民病院／人事部 御中

施設名は法人名から正式名称で書きます。例文のように、公立病院の場合はバランスを見て法人と施設名を1行で書いても良いでしょう。私立の医療機関であれば、法人窓口のメールアドレスの可能性があります。法人名のあとは改行して、施設名のみの行を作るとメールを見る人が振り分けしやすいでしょう。

担当者名が分かる場合はフルネームで記載します。担当部署や担当者が分からない場合は、最後に「御中」または「ご担当者様」を付ければOKです。

本文

宛名以下の本文は、挨拶・自己紹介・内容・締めの挨拶の4要素で構成します。

挨拶は、「初めてメールを差し上げます」「突然のご連絡失礼いたします」といった書き出しのことです。

自己紹介は「〇〇大学医学部看護学科3年　×× ××と申します」というように自分の学校・学部・学科名、学年、フルネームを書きます。社会人の方であれば、「理学療法士の×× ××と申します」のように、職種を述べると良いでしょう。

内容は、「Webサイトを見て」「求人情報を拝見して」など、なぜ見学をしたいと思ったのか理由を必ず入れます。相手の都合のいい日時を聞き、返信がほしい旨まで記載しましょう。

最後は、「お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いします」「お手数をお掛けしますが、どうぞよろしくお願いいたします」といった締めの挨拶で本文を締めます。

署名

メール上の「署名」とは、メールの最後に記載する自分の基本情報のことです。一般的に、名刺に記載するような内容を書きます。メールソフトによっては署名を作って保存でき、必要なときにボタン一つで署名を挿入できる機能があるようです。何度もメールする機会がある方は、署名を保存しておくとメール作成が楽になります。

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病院見学を申し込むときのメール例文

実際に病院見学をメールで申し込むときの例文を、構成ごとに区切って紹介します。下記は、転職活動中の看護師が病院見学のメールをする場合を例としたものです。

見学の日程については、先方の都合だけ尋ねる書き方だと、自分の都合の悪い日時を打診される可能性もあります。依頼した側なのに都合がつかないとなると、先方からの心象が悪くなる恐れも。上記のように、自分の都合のいい日程を提示すると、先方も検討しやすくなるのでおすすめです。

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病院から返信が来たときのメールの書き方

病院から返信が来たら、返信が来たその日のうちにメールを返しましょう。返信のメールは最初のメールと書き方が異なる部分もあるため、紹介します。

件名

メールソフトにもよりますが、返信機能を使うと件名と内容を引き継いだ返信メールが作成されます。返信機能を使うたびに件名の頭に「Re:」と付きますが、件名は消したり変更したりしないようにしましょう。「Re:」は返信メールであることや、何回目のやり取りか分かる目印にもなっています。

宛先

宛先は消したり追加したりせず、返信機能を使ってそのまま返信しましょう。先方がCCにメーリングリストやほかの職員を入れているケースもみられますが、CCの宛先も消さずにそのまま返信します。

本文

返信機能を使うと、自動でメールの本文が入力された状態になります。自分が最初に送ったメールの上に、相手からの返信の文章が入っている状態です。ここから下にある過去の文章は消さずに、返信は一番上に新たな文章を挿入して作成します。

また、返信であっても宛名から書き始めるようにしましょう。送った担当者と違う人から返事が来ていることもあるので、宛名には注意が必要です。自己紹介は名前のみでも良いでしょう。ただし、「〇〇と申します」という表現は、初めてやり取りをする相手に使う表現のため、「〇〇でございます」が適当です。

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病院から返信が来たときの返信メール例文

病院からの返信にはどのようにメールを返せばよいのか、見学がOKの場合とNGだった場合に分けて紹介します。

見学OKの場合

見学がOKだった場合のメールの例文は、以下のとおりです。

見学日時や場所を理解しているという確認にもなるため、見学日時や場所は本文内に入れるようにしましょう。病院見学をOKしていただいたことに対しての感謝の念を述べると、丁寧な印象になります。

見学NGの場合

見学NGだった場合のメールの例文は、以下のとおりです。

見学できなかったとしても、返信をくださったことに対する感謝の気持ちは忘れずに本文に入れましょう。

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病院から返信が来ないときはどうする？

病院見学の依頼メールを送っても返信がない場合は、1週間を目途に再度連絡をしてみましょう。メールが届いていない可能性も考えられるため、まずは送信履歴を見て、メールが送信されているか確認します。アドレス誤りなどで存在しないアドレスにメールしていた場合はエラーメールが返ってくるので、エラーメールが来ていないかも確認が必要です。

メールが送信されているようであれば電話で問い合わせてみるか、「こちらの病院見学のお願いですが、ご検討のご進捗はいかがでしょうか」と再度メールで確認してみるのも良いでしょう。

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病院見学のメールは注意点を押さえて失礼のないように送ろう

• 病院見学のメールの構成は、宛名・本文・署名の順に書く
• 病院見学のメールの本文は、挨拶・自己紹介・内容・締めの挨拶の順に書く
• 病院から返信が来たときはできるだけ早くその日のうちに返信する

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