まとめ

紙カルテなどの機密文書を安心して保管・廃棄できるサービス

正看護師2 months ago

病院やクリニック、薬局などで管理する、紙カルテや薬歴簿。患者さんの日々の来訪に伴い、これらの文書は必然的に増えていきます。
どこかのタイミングで書類整理や処分が必要ですが、忙しい業務に追われ対処が難しい医療従事者もいることでしょう。もしくは、現在使用中の書類の管理方法に悩んでいる方もいるかもしれません。

そのような困りごとを持つ方に向けて、機密文書の安全な保管と廃棄処理を一括して委託できるサービスとその企業をご紹介します。

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株式会社日本ホップス

本社を東京都に置く株式会社日本ホップスは、1980年6月に設立。同社は、医療機関の内装デザイン・工事・リフォームから家具のご用意まで、快適な空間づくりをお届けしています。
また、限られた保管スペースが書類で圧迫している問題などを受け、紙カルテや薬歴簿などの管理の相談・保管・廃棄処理するサービスも提供。ほかにも、レントゲン設備などの医療機器・事務器販売に対応し、幅広く事業を展開しています。

カルテ管理のお悩みを解消!紙カルテ「保管+溶解廃棄サービス」

カルテ管理写真
▲画像提供:株式会社日本ホップス


カルテは、最終診察日から5年間の保管義務が法令により定められています。また、破棄する際は、個人情報の取り扱いにも注意して処分しなければなりません。

上記の厳守に付随して発生する保管義務を過ぎた文書の破棄や置き場の問題を解決するのが、同社の紙カルテ「保管+溶解廃棄サービス」です。
同サービスは、カルテや薬歴簿といった個人情報が記載された書類だけでなく、保管期限が7年間となっている決算書・領収書といった機密文書もまとめて依頼が可能。保管と破棄をまとめて管理してもらえるのはうれしいポイントです。

さらに、機密文書保管を専門としている「文書保管センター」と提携し、厳重なセキュリティのもと、文書を引き受けています。
保管期間が過ぎると開封することなく安全に溶解処理するので、閉院や廃業後の管理にもお役立ていただけるサービスです。

ご依頼から廃棄までの流れ

お問い合わせ後、見積もりのご確認・申し込みなどを行います。

1.お問い合わせ
箱の数や回収希望日、集荷先などの確認後、日程・見積りのご連絡
※大量数の場合は、事前のご相談

2.保管リストの作成・箱詰め
各箱の中身をリスト作成し箱に詰める

3.集荷業者にお渡し
回収日に集荷業者が訪問

4.保管・管理
ご契約から終了期間まで文書保管センターで保管と管理

5.保管期間終了後
専門処理工場にて溶解処理をし、箱のまま機密情報を抹消
回収日より約1~2カ月後、廃棄証明書をお届け

紙カルテ写真
▲画像提供:株式会社日本ホップス


よくある質問

同サービスは日本全国対応が可能で、集荷先が関東中心部以外は別途料金が必要です。
そのほか、よくある質問を以下にまとめました。

Q1.ダンボールは何でもよいか?
A1.保管時は、別途料金で専用ダンボールが必要。(A4サイズだと39cm分入る大きさ)

Q2.保管期間中にカルテの取り寄せはできるか?
A2.別途料金にて箱の取り寄せが可能。

Q3.大量廃棄(100箱以上)には対応しているか?
A3.事前のご相談の上、数量により「数日に分けて集荷」か「チャーター便集荷」での対応が可能。

ほかにも、保管だけ・廃棄だけのサービスもあるそうなので、詳細な情報は同社にお問い合わせください。
機密文書の管理や破棄を一括して任せられる同サービス、今後ますますの広がりが期待されます。

■詳細情報
株式会社日本ホップス
紙カルテ「保管+溶解廃棄サービス」

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